Compras, um setor importante da Organização

Em muitas empresas, o setor de compras tem um papel estratégico fundamental para o bom funcionamento dos negócios, embora não haja uma formação específica para esse profissional e sua devida valorização dentro das companhias. Na maioria das vezes, a função do comprador confunde-se com tarefas realizadas por pessoal administrativooperacional, distante dos principais executivos da empresa. Apesar disso, o mundo corporativo já demonstra a tendência de enxergar esse departamento com a atenção que merece, já que ele diminui o risco de outros departamentos ou clientes serem prejudicados por conta de compras mal planejadas. E as instituições de ensino superior (IES) precisam seguir esse mesmo rumo. "Na onda da otimização dos processos, os setores de compras destacam-se pela enorme capacidade de contribuição no corte de custos. Com isso, a tendência é uma atenção cada vez maior a esse setor", diz Carlos Monteiro, diretor-presidente da CM Consultoria. Para Zenos Araúno, diretor de serviços da Stefanini, os departamentos de impressão erram ao economizar no momento da compra dos equipamentos, pois eles representam somente 5% do custo total Para João Monetti, vice-presidente do CBEC, um dos maiores erros das empresas é repassar atividades de compras para profissionais nãoespecializados, como estagiários e secretárias As compras devem ser controladas por executivos com conhecimento pleno das necessidades da empresa, do mercado fornecedor, de finanças e das tendências da área. Além disso, uma das características mais valorizadas é a grande capacidade de negociação. "Em vez disso, muitos repassam essa atividade para profissionais não especializados, como secretárias ou estagiários", afirma João Monetti, vice-presidente do CBEC (Conselho Brasileiro dos Executivos de Compras) e diretor presidente da Backroom Services Provider. Na maioria das vezes, a função do comprador confunde-se com tarefas realizadas por pessoal administrativo-operacional, distante dos principais executivos da empresa Em algumas instituições, o departamento já atingiu um bom grau de profissionalização. O Centro Universitário Fieo (UniFieo) estruturou um setor de compras com seis profissionais que concentram cerca de 90% do que é comprado pela escola. "Diante do crescimento, essa área é estratégica, pois dá suporte a todos os setores, como manutenção, limpeza, portaria e gráfica. Pouco é comprado diretamente por cada unidade administrativa ou pedagógica", afirma Luisa Giommoni, diretora adjunta da UniFieo e coordenadora do departamento de Suprimentos da instituição. No Centro Universitário FEI, que também possui seis funcionários cuidando das compras, a realidade é parecida. "Numa organização voltada ao ensino, cujo compromisso é educar, a estrutura de salas de aula, laboratórios e oficinas requer, constantemente, o suprimento de materiais de modo a não comprometer as aulas e a execução dos projetos. Portanto o setor de Compras exerce papel fundamental nesse processo", explica João Batista Langner, supervisor do setor de controles e suprimentos da instituição. Caso haja somente controle interno do departamento, como é o caso dessas instituições, o ideal é investir em ferramentas de TI que otimizam o processo e agregam agilidade às transações. A FEI, por exemplo, utiliza o software Protheus, que gerencia todas as atividades do setor, fornece status completo de cada compra e está conectado a outros sistemas da organização, como estoques, contabilidade e contas a pagar. Na UniFieo, os departamentos também se conectam às atividades de compras por meio de uma solução da RM Sistemas, que centraliza informações e identifica desempenho dos fornecedores. Terceirização Há um consenso entre especialistas da área de que qualquer empresa, incluindo instituições de ensino superior, deve controlar internamente as compras de produtos estratégicos (produtos educacionais e pedagógicos) e repassar a transação dos demais artigos (materiais de escritório, limpeza, entre outros) para empresas especializadas nessa atividade. Terceirização, no entanto, não significa necessariamente redução de custos, mas sim ganho em agilidade na obtenção de produtos, com redução ou eliminação de falhas causadas por problemas nos suprimentos. Quando a instituição pensa somente em custos, corre o risco de não atingir esses objetivos. Redução de custos é conseqüência de um trabalho estratégico de melhoria de processos. "A terceirização nunca pode ser uma decisão contábil." avalia Luis Antonio Joia, coordenador de mestrado em Gestão Empresarial da Fundação Getúlio Vargas do Rio de Janeiro (FGV-RJ). Um dos fatores que pode levar à decisão de terceirizar é justamente a dificuldade em realizar gerenciamento de estoque. "Ao contrário das empresas comerciais, que trabalham com planejamento de produção, estoque e vendas, a instituição de ensino não pode estocar tudo o que consome", afirma João Batista Langner, supervisor do setor de suprimentos da FEI. Segundo Luiz Gastão Boloñez, presidente do Mercado Eletrônico, a ferramenta de compra de sua empresa é capaz de reduzir o tempo do processo de aquisição de um item de 20 a 60% Na onda da otimização dos processos, os setores de compras destacam-se pela enorme capacidade de contribuição no corte de custos Para otimizar essa questão, o departamento de Compras da Universidade Metodista de São Paulo (Umesp), há quatro anos, terceiriza os materiais de escritório. "A instituição tem hoje três mil funcionários, além de todos os alunos. O volume do estoque era grande e de difícil administração. Depois que decidimos contratar uma empresa que fizesse todo o gerenciamento de pedidos e estoques, agilizamos as entregas e tivemos uma logística mais organizada. Como conseqüência, nossos custos totais foram reduzidos em, aproximadamente, 40%", afirma Patrícia Brecht, compradora da instituição. Pelo contrato firmado com a Korpex (empresa que atua na área de outsourcing de materiais de escritório) com a Umesp, cada departamento tem dois responsáveis pelos pedidos, todos feitos pela internet. Foi estipulada uma lista com 150 produtos-padrão e cada área pode comprar, em média, R$ 70,00 por mês com materiais dessa categoria. Outra ferramenta para agilizar pedidos e reduzir custos é o sistema e-RFQ (cotações eletrônicas) do Mercado Eletrônico (ME). Esse sistema, dentre outras funcionalidades, disponibiliza uma ferramenta de Padronização da Descrição de Materiais. Dessa maneira, se o departamento de finanças e o de inscrições querem comprar canetas, eles incluem o pedido com um nome determinado pela contratante, que é o mesmo que dizer "caneta da marca X, azul, formato normal". Para Daniel Georges Gasnier, vicepresidente do Instituto Imam, é preciso sistematizar os indicadores de desempenho para controlar os processos de atendimento, estabelecendo metas realistas Um dos fatores que pode levar à decisão de terceirizar é a dificuldade em realizar gerenciamento de estoque Antes os departamentos pediam canetas de várias formas, fazendo com que a área de compras levasse tempo para consolidar os pedidos e saber a quantidade que precisava comprar. "A média de redução de tempo do processo de aquisição de um item varia de 20% a 60%, dependendo da maturidade dos processos da empresa. Em relação à redução de custos, ela varia de 4% a 15%", afirma Luiz Gastão Bolonhez, presidente do Mercado Eletrônico. Essa ferramenta pode ser utilizada com quaisquer tipos de produtos, atingindo exatamente a demanda das empresas. "Há duas maneiras de uma empresa realizar a Padronização da Descrição de Materiais: enviando os itens para o ME prestar este serviço ou utilizando a ferramenta do Mercado Eletrônico. Neste caso, a própria empresa realiza a padronização", afirma Bolonhez. Diante do crescimento da instituição, a área de Compras é estratégica, pois dá suporte a todos os setores, como manutenção, limpeza, portaria e gráfica", Luisa Giommoni, diretora adjunta da UniFieo e coordenadora do departamento de Suprimentos da instituição Impressos As universidades podem optar, ainda, pelo outsourcing específico, como o de impressão. Dessa maneira, todas as máquinas, papéis, toners e outros produtos são administrados pela contratada. Além disso, a universidade pode contar, ainda, com pessoal especializado para administração e manutenção desse serviço. "Assumimos toda a gestão do departamento de impressão e cobramos por página impressa", explica Zenos Araújo, diretor de serviços para infra-estrutura da Stefanini. Segundo este especialista, os departamentos de impressão em geral, por falta de estratégia, gastam muito mais do que o necessário. "Além de não existir critério para a distribuição das impressoras, percebe-se que a principal preocupação das empresas, hoje, está na economia no momento da compra dos equipamentos de impressão. No entanto, os equipamentos representam somente 5% do custo total", explica Araújo. São inúmeras as opções de outsourcing. Esse sistema de trabalho pode ser implementado para segurança, equipe de vendas, folhas de pagamento, computadores, materiais elétricos, entre outros. Para João Monetti, vice-presidente do CBEC, todos esses departamentos deveriam ser terceirizados e o comprador contratado deveria concentrar-se somente no material pedagógico. "Eles deveriam estar ligados com o pessoal de marketing, sempre buscando novos produtos e formas de remuneração inteligentes", afirma. Cuidado na escolha dos fornecedores A escolha de fornecedores é fundamental para que a instituição cumpra a meta de manter serviços com qualidade. Para garantir o êxito nesses compromissos, é fundamental que seja desenvolvida uma organização de compras inteligente, em que os fornecedores sejam escolhidos por um rigoroso critério. "Pela diversidade de materiais adquiridos, temos mais de 3 mil fornecedores cadastrados. A seleção se dá, principalmente, avaliando o ‘nome' no mercado, preço, prazo de entrega, prazo para pagamento e qualidade dos produtos adquiridos. Há casos em que o fornecedor deve ser certificado para atendimento das normas ISO 9002", explica o João Batista Langner, sobre o funcionamento da escolha desses colaboradores na FEI. Para Daniel Georges Gasnier, vice-presidente do Instituto Imam é preciso sistematizar os indicadores de desempenho para controlar os processos de atendimento, estabelecendo metas realistas. Em seguida, é adequado formalizar um contrato de fornecimento com os principais colaboradores, em que seja instituído o Service Level Agreement (SLA), também conhecido por Protocolo Logístico. "O SLA é um acordo de nível de serviço entre clientes e provedores logísticos. É o resultado da negociação sobre o padrão de atendimento esperado, que especifica as exigências dos serviços prestados aos usuários e prevê penalidades quando esses requisitos deixam de ser cumpridos", explica o especialista. Caso haja somente controle interno do departamento, como é o caso dessas instituições, o ideal é investir em ferramentas de TI que otimizam o processo e agregam agilidade às transações Grandes empresas, como o Grupo Bosch, vão além na escolha de seus fornecedores. Para ser um fornecedor do grupo, exige-se que as empresas colaboradoras sejam socialmente responsáveis, comprometendo-se a observar e cumprir a legislação vigente de meio ambiente. Além da preocupação com o meio ambiente, toma-se o cuidado de observar a que condições de trabalho os funcionários dos fornecedores estão expostos, "O fornecedor deve oferecer igualdade de tratamento a todos os seus empregados, não fazendo qualquer tipo de discriminação, como em função de origem, sexo, raça, convicções políticas, crença religiosa ou idade", explica Gerson Fini, diretor do departamento de Compras, Qualidade, Logística e Desenvolvimento de Fornecedores da Bosch. Regras como essas podem ser adaptadas para qualquer empresa, inclusive, instituições de ensino, o que ratifica plena responsabilidade social. "O fornecedor deve oferecer igualdade de tratamento a todos os seus empregados, não fazendo qualquer tipo de discriminação", explica Gerson Fini, diretor de Compras da Bosch, explicando critérios de escolha de fornecedores