Compras, um setor importante da Organização

Em muitas empresas, o setor de compras tem um papel estratégico fundamental para o bom funcionamento dos negócios, embora não haja uma formação específica para esse profissional e sua devida valorização dentro das companhias. Na maioria das vezes, a função do comprador confunde-se com tarefas realizadas por pessoal administrativooperacional, distante dos principais executivos da empresa. Apesar disso, o mundo corporativo já demonstra a tendência de enxergar esse departamento com a atenção que merece, já que ele diminui o risco de outros departamentos ou clientes serem prejudicados por conta de compras mal planejadas. E as instituições de ensino superior (IES) precisam seguir esse mesmo rumo. "Na onda da otimização dos processos, os setores de compras destacam-se pela enorme capacidade de contribuição no corte de custos. Com isso, a tendência é uma atenção cada vez maior a esse setor", diz Carlos Monteiro, diretor-presidente da CM Consultoria. Para Zenos Araúno, diretor de serviços da Stefanini, os departamentos de impressão erram ao economizar no momento da compra dos equipamentos, pois eles representam somente 5% do custo total Para João Monetti, vice-presidente do CBEC, um dos maiores erros das empresas é repassar atividades de compras para profissionais nãoespecializados, como estagiários e secretárias As compras devem ser controladas por executivos com conhecimento pleno das necessidades da empresa, do mercado fornecedor, de finanças e das tendências da área. Além disso, uma das características mais valorizadas é a grande capacidade de negociação. "Em vez disso, muitos repassam essa atividade para profissionais não especializados, como secretárias ou estagiários", afirma João Monetti, vice-presidente do CBEC (Conselho Brasileiro dos Executivos de Compras) e diretor presidente da Backroom Services Provider. Na maioria das vezes, a função do comprador confunde-se com tarefas realizadas por pessoal administrativo-operacional, distante dos principais executivos da empresa Em algumas instituições, o departamento já atingiu um bom grau de profissionalização. O Centro Universitário Fieo (UniFieo) estruturou um setor de compras com seis profissionais que concentram cerca de 90% do que é comprado pela escola. "Diante do crescimento, essa área é estratégica, pois dá suporte a todos os setores, como manutenção, limpeza, portaria e gráfica. Pouco é comprado diretamente por cada unidade administrativa ou pedagógica", afirma Luisa Giommoni, diretora adjunta da UniFieo e coordenadora do departamento de Suprimentos da instituição. No Centro Universitário FEI, que também possui seis funcionários cuidando das compras, a realidade é parecida. "Numa organização voltada ao ensino, cujo compromisso é educar, a estrutura de salas de aula, laboratórios e oficinas requer, constantemente, o suprimento de materiais de modo a não comprometer as aulas e a execução dos projetos. Portanto o setor de Compras exerce papel fundamental nesse processo", explica João Batista Langner, supervisor do setor de controles e suprimentos da instituição. Caso haja somente controle interno do departamento, como é o caso dessas instituições, o ideal é investir em ferramentas de TI que otimizam o processo e agregam agilidade às transações. A FEI, por exemplo, utiliza o software Protheus, que gerencia todas as atividades do setor, fornece status completo de cada compra e está conectado a outros sistemas da organização, como estoques, contabilidade e contas a pagar. Na UniFieo, os departamentos também se conectam às atividades de compras por meio de uma solução da RM Sistemas, que centraliza informações e identifica desempenho dos fornecedores. Terceirização Há um consenso entre especialistas da área de que qualquer empresa, incluindo instituições de ensino superior, deve controlar internamente as compras de produtos estratégicos (produtos educacionais e pedagógicos) e repassar a transação dos demais artigos (materiais de escritório, limpeza, entre outros) para empresas especializadas nessa atividade. Terceirização, no entanto, não significa necessariamente redução de custos, mas sim ganho em agilidade na obtenção de produtos, com redução ou eliminação de falhas causadas por problemas nos suprimentos. Quando a instituição pensa somente em custos, corre o risco de não atingir esses objetivos. Redução de custos é conseqüência de um trabalho estratégico de melhoria de processos. "A terceirização nunca pode ser uma decisão contábil." avalia Luis Antonio Joia, coordenador de mestrado em Gestão Empresarial da Fundação Getúlio Vargas do Rio de Janeiro (FGV-RJ). Um dos fatores que pode levar à decisão de terceirizar é justamente a dificuldade em realizar gerenciamento de estoque. "Ao contrário das empresas comerciais, que trabalham com planejamento de produção, estoque e vendas, a instituição de ensino não pode estocar tudo o que consome", afirma João Batista Langner, supervisor do setor de suprimentos da FEI. Segundo Luiz Gastão Boloñez, presidente do Mercado Eletrônico, a ferramenta de compra de sua empresa é capaz de reduzir o tempo do processo de aquisição de um item de 20 a 60% Na onda da otimização dos processos, os setores de compras destacam-se pela enorme capacidade de contribuição no corte de custos Para otimizar essa questão, o departamento de Compras da Universidade Metodista de São Paulo (Umesp), há quatro anos, terceiriza os materiais de escritório. "A instituição tem hoje três mil funcionários, além de todos os alunos. O volume do estoque era grande e de difícil administração. Depois que decidimos contratar uma empresa que fizesse todo o gerenciamento de pedidos e estoques, agilizamos as entregas e tivemos uma logística mais organizada. Como conseqüência, nossos custos totais foram reduzidos em, aproximadamente, 40%", afirma Patrícia Brecht, compradora da instituição. Pelo contrato firmado com a Korpex (empresa que atua na área de outsourcing de materiais de escritório) com a Umesp, cada departamento tem dois responsáveis pelos pedidos, todos feitos pela internet. Foi estipulada uma lista com 150 produtos-padrão e cada área pode comprar, em média, R$ 70,00 por mês com materiais dessa categoria. Outra ferramenta para agilizar pedidos e reduzir custos é o sistema e-RFQ (cotações eletrônicas) do Mercado Eletrônico (ME). Esse sistema, dentre outras funcionalidades, disponibiliza uma ferramenta de Padronização da Descrição de Materiais. Dessa maneira, se o departamento de finanças e o de inscrições querem comprar canetas, eles incluem o pedido com um nome determinado pela contratante, que é o mesmo que dizer "caneta da marca X, azul, formato normal". Para Daniel Georges Gasnier, vicepresidente do Instituto Imam, é preciso sistematizar os indicadores de desempenho para controlar os processos de atendimento, estabelecendo metas realistas Um dos fatores que pode levar à decisão de terceirizar é a dificuldade em realizar gerenciamento de estoque Antes os departamentos pediam canetas de várias formas, fazendo com que a área de compras levasse tempo para consolidar os pedidos e saber a quantidade que precisava comprar. "A média de redução de tempo do processo de aquisição de um item varia de 20% a 60%, dependendo da maturidade dos processos da empresa. Em relação à redução de custos, ela varia de 4% a 15%", afirma Luiz Gastão Bolonhez, presidente do Mercado Eletrônico. Essa ferramenta pode ser utilizada com quaisquer tipos de produtos, atingindo exatamente a demanda das empresas. "Há duas maneiras de uma empresa realizar a Padronização da Descrição de Materiais: enviando os itens para o ME prestar este serviço ou utilizando a ferramenta do Mercado Eletrônico. Neste caso, a própria empresa realiza a padronização", afirma Bolonhez. Diante do crescimento da instituição, a área de Compras é estratégica, pois dá suporte a todos os setores, como manutenção, limpeza, portaria e gráfica", Luisa Giommoni, diretora adjunta da UniFieo e coordenadora do departamento de Suprimentos da instituição Impressos As universidades podem optar, ainda, pelo outsourcing específico, como o de impressão. Dessa maneira, todas as máquinas, papéis, toners e outros produtos são administrados pela contratada. Além disso, a universidade pode contar, ainda, com pessoal especializado para administração e manutenção desse serviço. "Assumimos toda a gestão do departamento de impressão e cobramos por página impressa", explica Zenos Araújo, diretor de serviços para infra-estrutura da Stefanini. Segundo este especialista, os departamentos de impressão em geral, por falta de estratégia, gastam muito mais do que o necessário. "Além de não existir critério para a distribuição das impressoras, percebe-se que a principal preocupação das empresas, hoje, está na economia no momento da compra dos equipamentos de impressão. No entanto, os equipamentos representam somente 5% do custo total", explica Araújo. São inúmeras as opções de outsourcing. Esse sistema de trabalho pode ser implementado para segurança, equipe de vendas, folhas de pagamento, computadores, materiais elétricos, entre outros. Para João Monetti, vice-presidente do CBEC, todos esses departamentos deveriam ser terceirizados e o comprador contratado deveria concentrar-se somente no material pedagógico. "Eles deveriam estar ligados com o pessoal de marketing, sempre buscando novos produtos e formas de remuneração inteligentes", afirma. Cuidado na escolha dos fornecedores A escolha de fornecedores é fundamental para que a instituição cumpra a meta de manter serviços com qualidade. Para garantir o êxito nesses compromissos, é fundamental que seja desenvolvida uma organização de compras inteligente, em que os fornecedores sejam escolhidos por um rigoroso critério. "Pela diversidade de materiais adquiridos, temos mais de 3 mil fornecedores cadastrados. A seleção se dá, principalmente, avaliando o ‘nome' no mercado, preço, prazo de entrega, prazo para pagamento e qualidade dos produtos adquiridos. Há casos em que o fornecedor deve ser certificado para atendimento das normas ISO 9002", explica o João Batista Langner, sobre o funcionamento da escolha desses colaboradores na FEI. Para Daniel Georges Gasnier, vice-presidente do Instituto Imam é preciso sistematizar os indicadores de desempenho para controlar os processos de atendimento, estabelecendo metas realistas. Em seguida, é adequado formalizar um contrato de fornecimento com os principais colaboradores, em que seja instituído o Service Level Agreement (SLA), também conhecido por Protocolo Logístico. "O SLA é um acordo de nível de serviço entre clientes e provedores logísticos. É o resultado da negociação sobre o padrão de atendimento esperado, que especifica as exigências dos serviços prestados aos usuários e prevê penalidades quando esses requisitos deixam de ser cumpridos", explica o especialista. Caso haja somente controle interno do departamento, como é o caso dessas instituições, o ideal é investir em ferramentas de TI que otimizam o processo e agregam agilidade às transações Grandes empresas, como o Grupo Bosch, vão além na escolha de seus fornecedores. Para ser um fornecedor do grupo, exige-se que as empresas colaboradoras sejam socialmente responsáveis, comprometendo-se a observar e cumprir a legislação vigente de meio ambiente. Além da preocupação com o meio ambiente, toma-se o cuidado de observar a que condições de trabalho os funcionários dos fornecedores estão expostos, "O fornecedor deve oferecer igualdade de tratamento a todos os seus empregados, não fazendo qualquer tipo de discriminação, como em função de origem, sexo, raça, convicções políticas, crença religiosa ou idade", explica Gerson Fini, diretor do departamento de Compras, Qualidade, Logística e Desenvolvimento de Fornecedores da Bosch. Regras como essas podem ser adaptadas para qualquer empresa, inclusive, instituições de ensino, o que ratifica plena responsabilidade social. "O fornecedor deve oferecer igualdade de tratamento a todos os seus empregados, não fazendo qualquer tipo de discriminação", explica Gerson Fini, diretor de Compras da Bosch, explicando critérios de escolha de fornecedores

Logística no apagar das luzes..

O setor elétrico no Brasil vem atravessando, segundo especialistas, a maior crise de sua história. Ora, estamos mesmo ainda tão distantes de percebermos que, com o aumento da população, o consumo de bens básicos também aumenta? A população brasileira saltou de quase 170 milhões no ano 2000 para quase 203 milhões em 2014; ou seja, quase 20% a mais de pessoas, só nesse período, para usufruir de uma infraestrutura que quase não atendia uma demanda de duas décadas atrás.
De quase em quase, vamos nos deparando com uma insuficiência logística que beira a precariedade. No leque da precariedade do transporte público, da falta de cobertura logística para a distribuição de produtos, dos custos elevados de serviços, agora temos também que incluir a escassez de água e a consequente falta de energia elétrica, já que em 2010 as usinas hidrelétricas eram responsáveis por 93% da geração de energia e, não só no passado como hoje, não temos um projeto consistente que assegure a oferta para o futuro.
Hoje esse percentual é de 75%. Mas, do contrário que se possa pensar, essa redução não foi ocasionada pelo avanço dos projetos de energias sustentáveis, como a energia solar ou eólica, tão promissoras já que temos fontes abundantes no nosso país, e sim pelo aumento da geração de energia em termelétricas que poluem mais e ofertam um produto muito mais caro, além de causar desequilíbrio no setor de combustíveis. Em 2010 as termelétricas geravam 6% da nossa energia. Hoje elas representam quase 22% e impactam diretamente no aumento da nossa conta e, nem de longe, significam solução para a oferta de energia, pelo contrário, representam um retrocesso da construção da sustentabilidade.
Parece mesmo não termos aprendido que as vastas florestas de pau-brasil e os garimpos onde ouro e diamantes brotavam do chão não seriam para sempre diante da extração indiscriminada. O mau uso da água nos remete a uma situação plural. “Culpar São Pedro” parece mesmo uma demonstração de desespero do poder público diante da difícil aceitação de que faltou, nas últimas décadas, planejamento. Embora defenda ferrenhamente que não haverá desabastecimento mesmo com o aumento do consumo e redução da oferta. Parece mais um “tiro no escuro” e, usando de trocadilhos, estamos entendendo bem sobre tiros e aprendendo mais sobre escuridão.
Os impactos dessa crise no setor logístico são enormes. E não só pela necessidade de energia do próprio setor ou por já sermos o 6º país com a energia mais cara entre 27 países geradores potenciais. A matriz logística do país, já responsável por 2/3 dos custos dos produtos, tem sua infraestrutura prejudicada já que os investimentos contemplam, em boa parte, o setor de geração de energia, deixando ainda mais desassistida a nossa logística já tão surrada nos segmentos de melhorias e conservações. A prova é de que em várias unidades geradoras, em especial em Belo Monte (PA) e em Jirau (RO), os atrasos no cronograma chegam a 1 ano e os projetos para a distribuição dessa energia nova também estão bem atrasados. Em alguns casos, assim como usinas geradoras, essas linhas de distribuição estão apenas no papel

A teoria e a prática...Opinião

Todos, definitivamente todos aqueles que estudam ou estudaram se depararam com a teoria, ou seja, o conceito de como dever ser feito e realizado diversas coisas e atividades. Seja em segurança do trabalho, logística, qualidade e etc..não importa, existem diretrizes e conceitos que regem tais atividades.
A questão é que na prática nem tudo se concretiza. Em sala de aula, em grupo, realizando estudo de caso e discutindo situações, estamos focados na teoria, enquanto no "front" a prática enfraquece a teoria. Tomo com exemplo a área de segurança do trabalho, onde, existem leis, portarias, NR´s que direcionam as atividades laborais, pois bem, ou por negligência ou falta de conhecimento tem empresas que vão na contramão da teoria e que nesse caso pode ser prejudicial ao trabalhador e passível de multas.um exemplo até mais claro é a teoria da NR 5 (CIPA) e na prática o comportamento dos cipeiros depois de eleito que dizem: "oxi..tenho é 2 anos de estabilidade meu fi" deixando de lado a prevenção dos acidentes.
Em logística temos teorias e conceitos em gestão de estoque, armazenagem, distribuição,compras, programação de produção e etc. Sabemos que é necessário a integração de diferentes departamentos para que os resultados operacionais e finais sejam satisfatórios, não comprar de mais ou de menos, ter um equilíbrio de estoque dentro de uma demanda com base nas informações do PCP, na parte de distribuição, estabelecer rotas, horários de entregas, contatar destinatário, tudo para evitar custos adicionais e desnecessários, os que acontecem por falta de comunicação e planejamento. Porém na prática opera o "achismo".. eu acho que eles irão receber, eu acho que o cliente vai pedir, eu acho que esse caminhão serve, eu acho que tem e assim vai.
Grandes organizações não trabalham dessa forma, isso demostra despreparo de pessoas que se dizem estar preparadas e acabam comprometendo processos que pela teoria era para dar certo. "Administrar é como equilibra taças de cristais, falhando, as taças se quebram" ouvi isso de um gestor na empresa que trabalho atualmente, fiquei pensando na expressão que na ocasião foi bem colocada já que a pauta era, produção, lucros, clientes e funcionários. A qualidade tem a missão de assegurar ao produto ou serviço a satisfação, só que essa satisfação dependerá de todos os envolvidos no processo, porque? por que o todo é mais forte e a qualidade não pode ser vista como um setor e sim como uma necessidade, como parte do projeto decorrente de lucros ou prejuízos. Vi uma reportagem pela manhã do dia 18/08/2014 sobre fornecedores da prefeitura de São Paulo que entregam alimentos em creches ,escolas. A maioria de alimentos, eles entregam o que não foi pedido, frutas estragadas, prazos de validade próximos do vencimento, contratos milionários onde o Tribunal de contas do município diz que irá investigar e agir. Oportunistas agem em falhas  onde há uma lacuna, brecha, falta de inspeção, conhecimento e nutricionista, alimentando uma cadeia de interesses. Em suma, a teoria é uma coisa e a prática é outra, isso é relativo, vai de cada um.. ou você acha certo trabalhar errado?


  Por:      Rogério Silva: Técnico em Logística e segurança do trabalho

Os quatro passos do pensamento visual

Olhar: coletar e filtrar
Ver: Selecionar e agrupar
Imaginar: Enxergar o que não está visível
Mostrar: tornar tudo mais claro

"Sistematizando"

Palavra: "Sistema"...........Parece que contra ele não há argumentos.

O sistema é uma entidade mítica na realidade brasileira. Ninguém sabe o que o tal sistema faz, mas ele é onipresente, onisciente...vejamos exemplos.

"O sistema caiu" quer dizer, está tudo parado e nem adianta reclamar....
"O sistema está lento",fique sabendo que vai demorar..
"tem que dar baixa no sistema",, se traduz, agora não dá.....
"O sistema não aceita", quer dizer.....desista.

Bom senso....que senso??

A Burocracia elimina o bom senso mano...podes crer, saca só....

Uma senhora foi multada em São Paulo porque seu carro estava na vaga de deficiente. Ela esquecera o cartão de portadora de necessidades especiais, porém usa cadeiras de rodas e seu casos tem o adesivo de portadora de tais necessidades e mesmo assim o Policial aplicou a multa..

Max Weber em certo momento afirmou em sua teoria, a da burocracia , que a lei representa o ponto de equilibro a qual devem reportar as regras e regulamento e outras coisitas mais...porem não é isso que está ocorrendo, não é Policia Militar????

FOGO.....benéfico ou maléfico?

Um dos grandes marco da historia da civilização humana foi o domínio do fogo pelo homem. A partir dai foi possível aquecer e cozer alimentos, fundir metais para fabricação de utensílios e máquinas, que possibilitaram o  desenvolvimentos do presente.
   Mas esse fogo que tanto constrói pode destruir, e quando ele nos ameaça, a reação do homem de hoje é igual a do home primitivo: ele foge...
   O homem primitivo fugia por desconhecer a natureza do fogo e a forma de combate-lo. Hoje, o homem não precisa mais fugir pois conhece o fogo como um fenômeno químico e a partir dai se sabe como lidar contra ele através de métodos e equipamentos adequados.
   As brigadas de incêndio tem um papel fundamental, pois através da sua atuação teremos ações rápidas de combate ao principio de incêndio e salvaguarda das pessoas. Quanto mais perfeita e eficiente se torna a prevenção, menores serão as possibilidades de ocorrência de incêndio e consequentemente menores chances do fogo causar danos as pessoas e o patrimônio.
   Até pouco tempo atrás se falava em três elementos que compunham o fogo; o combustível, o oxigênio e o calor....atualmente se fala do tetraedro do fogo, adicionando ai a reação em cadeia de todos esses componentes, sendo assim o quarto elemento. Participei de alguns eventos e treinamentos em combate a incêndio, o que não me tornou um exímio bombeiro, mas agregou conhecimentos que servirá caso precise e eu espero que não precise. Saber as classes de incêndio, qual método e extintor mais adequado para sua extinção, são noções básicas que muitos ainda não sabem. Fiz uma análise de riscos em um mercadinho de bairro (TCC) e evidencie problemas nesse sentido, extintores de água em quadros energizados e outros descarregados. Imagine se começa um principio de incêndio nesse quadro, pro medo e falta de informação usariam o agente extintor H2O no quadro e os resultados seriam catastróficos, afinal água conduz eletricidade. Vemos em telejornais incêndios em comunidades, onde as causas variam, entre os vilões estão os emaranhados de fios, bitucas de cigarros, balões, botijões de gás e assim vai. Me veio uma lembrança de muitos anos atrás, devia ter meus 7 pra 8 anos, morava em uma comunidade com minha mãe, meu pai e meus irmãos, e em uma noite qualquer um corre corre, gente saindo de suas humildes casas de madeira, um combustível e tanto para o fogo, se alastrava ali o o incêndio cujo baldes de água já não surtiam resultados, pouco tempo depois lá estavam eles, o corpo de bombeiros. Não sei informar de fato qual foi o motivo que originou o fogo, diziam ser panela esquecida no fogão, vela, maldade de alguém  e enfim. Muitos barracos queimados  e um episodio em minha lembrança e agora, 23 anos depois, isso ainda acontece, porém, existem muitas pessoas que tem ou já tiveram algum treinamento e podem ajudar seja na ação ou na informação, visando a prevenção. O fogo é benéfico ao homem e se não soubermos lidar com ele, ai sim será maléfico.

       Por: Rogério Silva, Técnico em Segurança do Trabalho e Logística.